Liste de contrôle de déménagement de bureau + Guide de réinstallation d’entreprise à Nice

Si vous prévoyez un déménagement de siège social ou tout autre déménagement commercial, vous pourriez être débordé. La relocalisation de votre entreprise nécessite une planification spécialisée. Vous devez déplacer toute votre entreprise vers un nouvel emplacement, y compris vos employés, votre mobilier de bureau, vos machines et vos appareils électroniques. Planifier et organiser le déménagement de votre bureau à l’avance le rendra beaucoup plus fluide.

À l’aide de notre liste de contrôle ultime pour le déménagement de bureaux et de notre guide de réinstallation, vous pouvez vous assurer que le déménagement de votre entreprise se déroule sans heurts – et que vos meubles et équipements le composent d’un seul tenant!

Six mois avant le déménagement de votre bureau

Environ six mois avant de planifier le déménagement de votre bureau, il est temps de faire une planification logistique. Il n’est pas encore temps d’emballer ou de déplacer des articles vers un nouvel emplacement, mais il est temps de vous assurer que vous avez un bon plan et une équipe de déménagement en place pour le déménagement de votre bureau.

Déterminer la portée mobile

Déterminez la portée du déménagement du bureau avant de créer votre plan de déménagement ou même de fixer une date de déménagement. Cela vous aidera à voir le déménagement dans son ensemble et à décider d’un budget de déménagement.

Voici quelques questions que vous pourriez vous poser pour avoir une meilleure idée de la portée de votre déménagement:

Déménagez-vous toute votre entreprise vers un nouvel emplacement?

Déménagez-vous juste une partie de votre entreprise vers le nouvel emplacement?

Quelle est la superficie du nouvel espace de bureau par rapport à votre emplacement actuel?

Vous réduisez vos effectifs et avez besoin de vous débarrasser de certaines choses ou de procéder à des rénovations et avez besoin de nouveaux meubles de bureau?

Avez-vous de la machinerie lourde qui peut nécessiter un équipement spécialisé pour se déplacer?

Créer une liste d’inventaire de déménagement Office

Une liste d’inventaire principale garantit que vous oubliez quoi que ce soit dans l’ancien bureau! Créez une feuille de calcul avec une liste de tous les articles, meubles et équipements pour le bureau de votre entreprise. Vous pouvez mettre à jour cette feuille de calcul avec plus de détails lorsque vous déterminez quels éléments seront déplacés et où ils iront dans le nouvel espace.

Examiner le bail commercial actuel

Aurez-vous besoin de renoncer à un acompte ou de payer des frais supplémentaires si vous rompez votre bail? Êtes-vous responsable du nettoyage de l’espace avant de partir? Êtes-vous responsable des dommages matériels mineurs tels que des éclats de peinture ou de tout ce qui peut survenir pendant votre déménagement? Quel préavis devez-vous donner à votre propriétaire si vous déménagez avant la fin de votre bail?

Créez un budget pour votre prochain déménagement

La création d’un budget au début de la planification du déménagement de votre bureau vous aidera à guider vos décisions et à vous garder sur la bonne voie. Oui, vous pourriez avoir besoin de déménageurs professionnels pour emballer le mobilier et l’équipement de bureau, mais peut-être que vos employés peuvent gérer l’emballage et l’étiquetage de leurs espaces de travail.

Créer une équipe de déménagement Office et attribuer des rôles

La taille de votre équipe de déménagement de bureau dépend probablement de la taille de votre entreprise. Déterminez qui vous aidera et ne vous aidera pas à planifier le déménagement à venir de votre entreprise et attribuez des rôles. Qui s’assure que tous les employés emballent correctement leurs articles de bureau? Qui est responsable du transfert des utilitaires commerciaux?

Comparez les devis des entreprises de déménagement commercial

Une fois que vous connaissez la portée de votre déménagement, vous pouvez trouver des déménageurs commerciaux de confiance qui offrent les services de déménagement commercial dont vous avez besoin. Si votre budget n’est pas flexible ou est petit, envisagez une entreprise de déménagement offrant des tarifs forfaitaires de déménagement qui n’augmenteront pas le jour du déménagement. Méfiez-vous des offres de balle basse; si le devis d’une entreprise de déménagement semble trop beau pour être vrai, c’est probablement le cas.

Créer un plan de coordination informatique

Que vous soyez une entreprise numérique ou technologique qui utilise des ordinateurs tous les jours ou que vous soyez dans une entreprise plus industrielle, vous aurez besoin d’un plan informatique. Avez-vous des échéances de projet qui pourraient être affectées par le déménagement? Combien de temps faudra-t-il pour sauvegarder les serveurs et les systèmes? Combien de temps faudra-t-il pour que les nouveaux systèmes soient opérationnels au nouvel emplacement?

Trois à cinq mois avant le déménagement de votre bureau

Définir une date de déménagement

Une fois que tous les détails sont définis et que vous êtes sûr de l’emplacement de votre nouveau bureau, effectuez une réservation avec votre entreprise de déménagement et réservez la date!

Créer un plan de déménagement et attribuer des responsabilités

Votre équipe de déménagement de bureau doit rédiger toutes les actions à entreprendre pour que ce déménagement se réalise. Chaque tâche doit avoir une date limite puis être attribuée à un membre de votre équipe de déménagement.

Aviser les employés du déménagement

Bien que vous n’ayez pas besoin d’avoir tous les détails, assurez-vous que vos employés savent quand vous déménagez et définissez leurs attentes concernant l’expérience de déménagement à venir.

Créer un inventaire des partenaires, fournisseurs et fournisseurs

Déterminez les fournisseurs de services et les fournisseurs qui accompagnent votre entreprise dans le nouvel emplacement et les services pour lesquels vous devrez peut-être trouver de nouveaux fournisseurs. Informez vos fournisseurs et partenaires de votre déménagement à venir et définissez les dates de transfert / annulation.

Embaucher un designer d’intérieur

Si vous envisagez de faire appel à une entreprise de design pour donner à votre nouvel espace commercial une belle apparence, le moment est venu de le faire. Ils utiliseront votre plan d’étage pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre nouvel espace.

Commander des meubles neufs ou spécialisés

Vous achetez de nouveaux meubles pour votre nouvel emplacement de bureau qui pourraient nécessiter un certain temps pour être fabriqués? La dernière chose à faire est d’emménager dans votre nouvel espace sans aucun meuble pour le remplir!

Deux mois avant de déménager votre entreprise

Finaliser le plan d’étage principal

Votre plan d’étage principal sera utile à vos employés, à votre architecte d’intérieur et à vos déménageurs d’entreprise. Il doit indiquer où chaque meuble ou équipement doit aller. L’espace de travail de chaque employé doit être représenté sur votre plan d’étage.

Mettre à jour les documents de correspondance commerciale

Le moment est venu de changer d’adresse et de réimprimer tout matériel utilisé par votre entreprise, comme les papiers à en-tête, les cartes de visite, etc.

Confirmer le plan d’accès aux installations

Pour votre emplacement actuel, devrez-vous récupérer les clés ou les laissez-passer de stationnement avant de partir? Avez-vous besoin de remettre de nouvelles clés ou du matériel pour accéder aux nouvelles installations?

Commencer à copier / sauvegarder des documents papier

Bien que les documents numériques puissent être sauvegardés sur des disques externes ou en ligne, si vous déplacez les dossiers papier de votre entreprise, vous avez besoin d’un plan de transfert de documents. Quelqu’un sera-t-il responsable du transport personnel des documents importants? Si vous prévoyez de les mettre dans un camion de déménagement, en avez-vous des copies au cas où elles seraient détruites?

Distribuer les informations sur le processus de déplacement aux employés

Assurez-vous de détailler le plan de déménagement de vos employés afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et où vous aider. Incluez les dates et les délais afin qu’ils sachent quoi emballer et quand.

Arrêter les services locaux

Vous ne voulez pas continuer à payer pour les services locaux à un endroit où vous ne serez plus. Assurez-vous de consulter votre partenaire et vos fournisseurs pour déterminer quels services doivent être annulés.

Confirmer les certificats d’occupation et autres permis

Si vous déménagez dans un espace nouvellement construit, assurez-vous d’avoir tous les permis et certificats nécessaires pour exploiter votre entreprise dans votre nouvel emplacement.

Récupérez les boîtes de déménagement et les fournitures d’emballage

Il ne semble jamais y avoir assez de fournitures d’emballage lors d’un déménagement! Lorsque vous commencez à emballer des articles non essentiels, c’est le moment idéal pour vous assurer d’avoir toutes les boîtes de déménagement, le papier d’emballage, le ruban d’emballage et le papier bulle dont vous aurez besoin.

Purger et désencombrer le bureau

N’emballez pas d’articles qui ne vont pas au nouveau bureau. Quelques mois avant le déménagement de votre bureau, assurez-vous de désencombrer et de vous débarrasser de tout ce dont votre entreprise n’aura plus besoin.

Créer une liste de changement d’adresses

Il n’est peut-être pas temps de changer d’adresse, mais si vous faites une liste des endroits où vous devrez au préalable changer votre adresse professionnelle, vous pouvez vous assurer de ne pas en oublier une!

Un mois avant de déménager

Prendre des dispositions pour le nettoyage après le déménagement

Ne laissez pas votre bureau en désordre simplement parce que vous avez de la peinture fraîche ailleurs. Engagez une entreprise de nettoyage après le déménagement pour que tout soit neuf une fois que tous vos articles sont partis.

Confirmer le quai de chargement / ascenseur au nouvel emplacement

Si votre nouveau bâtiment dispose d’un quai de chargement ou d’un monte-charge, vous devrez peut-être appeler un gestionnaire immobilier ou le gestionnaire de l’immeuble pour les réserver pour votre jour de déménagement. L’accès exclusif au seul ascenseur d’un bâtiment le jour du déménagement permet de créer une expérience de déménagement sans stress.

Emballer et étiqueter les articles de la zone commune

Si vous avez un grand bureau, vous pouvez avoir des espaces communs pleins de décoration et d’autres plaisanteries qui ne sont pas essentielles à vos activités quotidiennes. Commencez à emballer des livres qui ne sont pas essentiels au fonctionnement quotidien du bureau. Commencez à emballer ces zones et à étiqueter leurs boîtes en détaillant ce qu’il y a dans la boîte et où elles vont dans le nouvel espace.

Mettre à jour les listes d’adresses de l’entreprise

Vous aurez besoin de plusieurs endroits pour mettre à jour votre adresse en plus d’envoyer une notification au bureau de poste. Certains de ces changements d’adresse comprendront:

Banques et institutions financières

site Web d’entreprise

Profil de médias sociaux

Listes du répertoire des entreprises et de l’industrie

Fournisseurs / Partenaires / Services / Affiliations

Obtenir du matériel d’accès pour les nouvelles installations

Assurez-vous d’avoir toutes les clés ou les codes PIN définis afin que tous ceux qui ont besoin d’accéder au nouveau bâtiment puissent y accéder le jour du déménagement.

Tous les meubles et équipements de bureau sont étiquetés et étiquetés

Si vous avez un petit bureau ou un espace professionnel, vous pouvez étiqueter votre mobilier et votre équipement de bureau plus près de la date de votre déménagement. Assurez-vous que les étiquettes ou les balises incluent leur emplacement dans le nouvel espace ou une référence au plan d’étage principal.

Une semaine avant votre déménagement

Sauvegarder tous les documents et données de l’entreprise

En coordination avec votre service informatique ou votre fournisseur informatique, assurez-vous que le plus près possible de votre date d’emménagement, vous sauvegardez vos systèmes informatiques en cas de problème lors de la configuration et du redémarrage ultérieur.

Mettre en place des panneaux et des indications pour les déménageurs

Vous et vos employés avez l’habitude de marcher par-dessus les chaises du 3ème étage et savez que vous ne pouvez pas utiliser cette porte car il y a des bureaux empilés de l’autre côté. Vos déménageurs n’auront pas cette connaissance à moins que vous ne leur disiez. Aidez-les à naviguer dans l’emplacement actuel et les nouveaux emplacements avec des directives, des étiquettes et une signalisation.

Ne perdez pas les clés!

Une fois que les bureaux et les classeurs sont vides, assurez-vous de coller les clés sous eux afin de ne pas les perdre pendant le déménagement.

Emballez et étiquetez tous les bureaux

Vos employés doivent avoir leurs bureaux étiquetés et emballés conformément aux instructions que vous leur avez données. S’ils déplacent leurs articles de bureau, indiquez-leur le dernier jour pour emballer.

Procédure pas à pas finale du nouveau bureau

Avant le jour de votre déménagement, assurez-vous d’avoir une dernière visite du nouveau bureau. Les lumières fonctionnent-elles? Le système HVAC fonctionne-t-il correctement? Les entrepreneurs ont-ils réparé cette puce dans le mur comme ils l’avaient dit?

Consulter le calendrier du jour du déménagement

Avant le jour du déménagement, vous devriez avoir l’esprit tranquille en sachant que tout se passe comme prévu. Passez en revue votre programme du jour du déménagement et assurez-vous que rien n’est tombé entre les mailles du filet.

Modifier VoiceMail pour indiquer que l’entreprise a déménagé

Pendant au moins 6 mois après le déménagement de votre entreprise, votre messagerie vocale ou votre message d’accueil doit inclure ces informations.

Faites le plein de protecteurs de surface et de couvertures mobiles

Des boîtes non adaptées à l’emballage peuvent être utilisées pour aider à protéger les sols, mais vous devez également vous approvisionner en couvertures de déménagement et autres protecteurs de surface.

Terminer l’emballage et l’étiquetage des articles de bureau + meubles

Consultez votre liste d’inventaire de bureau pour vous assurer que tout dans votre bureau a été emballé et étiqueté correctement pour vos déménageurs.

Récupérer les anciens matériaux d’accès; Document sur les nouveaux documents d’accès

Dans le cadre du processus de paiement de votre employé, l’une des toutes dernières étapes devrait être l’échange de matériel d’accès aux installations. Le dernier jour de travail avant le déménagement, demandez aux employés de remettre les clés et les laissez-passer de stationnement pour en obtenir de nouveaux pour

Que faire le jour du déménagement

Aidez vos déménageurs de bureau professionnels

Le jour du déménagement, assurez-vous que vos chauffeurs savent où garer leur camion, comment accéder au quai de chargement et où se trouvent les ascenseurs.

Configurer votre nouveau bureau

Une fois que tous les meubles et boîtes ont été déplacés vers votre nouvel emplacement, commencez à installer votre nouveau bureau et à redémarrer les systèmes informatiques. Reconnectez vos services Internet et téléphoniques, en appelant les fournisseurs de services publics si vous rencontrez des problèmes. Faites référence à votre plan d’étage principal avec vos déménageurs, votre architecte d’intérieur et votre équipe informatique pour vous assurer que tout arrive à sa place.

Procédure pas à pas finale de l’ancien bureau

Une fois que tout le monde pense que tout a été chargé dans le camion de déménagement, effectuez une dernière vérification pour être sûr. Vérifiez les couloirs, les bureaux, les placards et les ascenseurs pour tout ce que vous avez pu laisser derrière vous ou pour tout dommage qui aurait pu survenir pendant le déménagement.

Vérifiez les meubles ou articles endommagés

Assurez-vous que vos déménageurs ont transporté tous vos articles sans dommage avant de signer votre déménagement au cas où vous auriez besoin de traiter une réclamation.

Tester tous les ordinateurs, machines et équipements

Dès que possible, connectez tout et testez tous vos équipements technologiques, ordinateurs, téléphones, imprimantes et autres appareils de bureau. Commencez à dépanner et à résoudre les problèmes de connectivité ou de réseau.

Après le déménagement de votre bureau

Reconfirmer la résiliation de l’ancien bail

Assurez-vous que vous avez effectivement résilié votre bail avec votre ancien emplacement. Avez-vous rempli toutes vos obligations? Les matériaux d’accès comme les clés ou les laissez-passer de stationnement ont-ils été retournés? Le bureau a-t-il été nettoyé après le déménagement?

Déballage complet du bureau

Certains de vos articles peuvent avoir été emballés dans des boîtes ou des caisses de votre entreprise de déménagement. Désignez une zone pour les matériaux jetés et une zone pour collecter les caisses vides. Prévoyez une heure pour que les caisses vides soient ramassées.